就活対策

正しい履歴書でイメージUP!書き方から郵送方法まで紹介します!

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採用選考やインターンシップ応募でよく提出を求められるのが”履歴書”です。みなさんは正しい履歴書の書き方をご存知でしょうか?

日常で履歴書にふれる機会はほとんどないため「そもそも書き方が分からない」「書いたことはあるけど、正しい形式はよく知らない」という人が多いかと思います。

今回の記事では、履歴書の一般的な書き方から注意点まで、一気にご紹介していきます。

そもそも履歴書って何?

履歴書とは、連絡先や学歴・志望動機などの情報を、企業に提出するための書類のことを指します。企業側は提出された履歴書から、応募者の能力や人柄・参加への熱量を確認するのです。

エントリーシートとの違いは?

履歴書と同様によく耳にするのが「エントリーシート(ES)」です。

個人の連絡先や学歴などを記入するという点において、履歴書とエントリーシートに大きな違いはありません。違いがあるとするなら、エントリーシートには企業ごとに独自の質問項目が加えられている場合が多いことが挙げられます。

一方、履歴書の場合は質問項目が限定されていることが多いため、どの企業でもほぼ同一の形式に従った書類を提出することになります。

これで完璧!書き方マニュアル

この章では、履歴書に記入する基本的な情報を解説していきます。手書きで記入する際は、こすれても消えてしまわないようにボールペンで書くようにしましょう。

基本情報の書き方

①日付

応募先企業に提出する日を記入しましょう。

郵送する場合はポストに投函する日。メールで送る場合は送信日。直接企業に持っていく場合は持ち込む日を記入するようにしましょう。

②写真

インターンに参加時や、面接の本人確認にも使用されます。履歴書で指定されている大きさの証明写真を貼り付けましょう。

あわせて読みたい:【ES対策】就活用の証明写真で知っておきたい前提知識とは?

③個人情報

・名前

自分の名前をフルネームで記入します。また、漢字のふりがなを書く際に「ふりがな」と記載してある形式の履歴書であれば平仮名、「フリガナ」と記載してある場合は片仮名で記入しましょう。

・生年月日

履歴書に書いた日付時点での満年齢を記入しましょう。

・現住所

住んでいる場所の住所を都道府県から記入しましょう。また、郵便番号の書き忘れに注意しましょう。

・電話番号

履歴書の提出後、日程の調整等で企業から連絡が来ることがあります。すぐに電話に出られるよう、普段から連絡がとれる番号を記入しましょう。

・メールアドレス

電話番号と同じく、普段から連絡がとれるメールアドレスを記入しましょう。また、企業と連絡を取り合う際にはメールが用いられることがほとんどです。普段は連絡にメールを利用しない人の場合でも、採用選考やインターンの募集期間にはメールをこまめに確認するようにしましょう。

また、迷惑メール設定をしてる方の場合、メールが届かないということも発生し得るため、スマートフォンやパソコンの設定にも気を付けておきましょう。

・連絡先

現住所以外に希望する連絡先がない場合は記入する必要はありません。メールアドレスの記入欄がない場合、ここにメールアドレスを記入することもできます。

・捺印

捺印が必要な履歴書の場合は、印鑑の上下やインクにじみなどに注意し、印鑑を押しましょう。

学歴・職歴の書き方

履歴書に学歴を記入する場合、一般的には中学卒業時から記入します。学校名は正式名称で書きましょう。

(例:福岡市立○○中等学校 卒業)

また、大学在学中の方は自分が卒業する年を計算し、卒業見込み年を記入するようにしましょう。和暦・西暦、どちらでも構いませんが、他の項目と同じ表記にします。

中途退学の経験がある場合は「◯◯大学□□学部◯◯学科 中途退学」と記入しましょう。

趣味・特技・資格・免許の書き方

行政団体だけでなく民間の機関が認めるものまで、取得しているものがあればすべて正式名称で記入しましょう。

取得時期の記入欄が別にある場合には「○○免許 取得」「□□検定 合格」
記入欄がない場合は「○○免許(××年×月取得)」「□□検定(××年×月合格)」
と、記載するのが一般的です。

複数の免許・資格について記入する場合、記載順に明確な決まりはありませんが、取得時期の古い順で記入すると無難です。

もし記入欄に収まらない数の免許・資格を持っている場合は、応募先企業の事業や業務内容に関連のあるものを優先的に記入しましょう。

2017年3月12日前に取得した運転免許は記入方法に要注意!

高校卒業後や大学1,2年生のうちに自動車免許を取得した方は多いのではないでしょうか?そういった方は、2017年3月に改定された道路交通法で、免許の区分が変わっている可能性があるため注意が必要です。

この改定により、「普通自動車」と「中型自動車」の間に「準中型自動車」という区分が新しく追加されました。

2017年3月12日前に「普通自動車」の運転免許を取得している方は、次の免許更新のタイミングで自動的に「準中型(5t限定)」へと区分が切り替わります。ここで注意が必要なのは、「準中型」と「準中型(5t限定)」では乗れる車のサイズが異なるため、カッコ書きの注記まで記入する必要があることです。小型トラックや中型車両を運転する可能性のある業界では、特に注意して正しい区分・名称で記入しましょう!

2017年3月12日の 免許の更新 履歴書への書き方
改正に取得 した  準中型自動車免許(5t限定)
改正に取得 してない  普通(現 5t限定準中型)自動車免許
改正に取得  普通自動車第一種運転免許

※第二種免許には準中型の区分がないため、「準中型第一種運転免許」とは記載しません

志望動機・自己PRの書き方

決まった形式があるわけではありませんが、自分の長所や仕事を通じて実現したいことなど、思いの丈をぶつけるといいでしょう。

ゼミナールの研究・得意な学科の書き方

研究テーマを選んだ理由や成果(何を学んだかなど)を書きましょう。得意な学科を書く場合は、学科が得意になった経緯や好きな理由、スキルを何に活かしたいかを記入するようにしましょう。

気をつけるべき書き方のポイント

履歴書を記入する際には、内容以外にも気をつけるべきことがいくつかあります。

ビジュアル・見た目に気を配ろう

履歴書は学歴や職歴など経歴を表すものです。

どんな華々しい実績や経歴を持っていても、乱れた字で書かれていたら価値が低いものに見えてしまいます。

正確に経歴を伝えられるように、文字は丁寧に書き、大きさや改行の位置をそろえるなど、相手にとって見やすい文章を書きましょう。

企業から指定された「履歴書」で提出しよう

履歴書は市販のものだけでなく、企業や大学が指定しているものなど、複数の種類が存在します。

応募先企業が履歴書の書式を指定している場合は、指定に従ったもので提出しましょう。

・市販の履歴書
・大学指定の履歴書
・企業指定の履歴書

ちなみに、この3つがよくある履歴書の形式です。

書き終わったら、もう一度内容をチェック

すべての項目を漏れなく記入できているか、誤字・脱字がないか。意識して防げるミスをしっかりと防止できるようにチェックを行いましょう。

手書きの場合には、下書きの跡が残っていないかも確認しましょう。

提出する前に控えを取っておこう

後日、面接が行われる場合は履歴書の内容をもとに質問されることがあります。

手書きの履歴書はコピーを取り、入力して作成した履歴書はデータを保存し、どの企業に提出したものかわかるようにして保管しておきましょう。

郵送・提出時のチェック事項

履歴書などの書類を郵送する際には、宛名の書き方などのビジネスマナーに則って対応する必要があります。相手に失礼のないように、最低限のマナーを押さえておきましょう。

封筒には応募書類に加え、送付状も同封する

封筒に書類を入れる際には、自分がどんな書類を何枚いれたのかが明記された送付状を添えます。こうすることで、正しく必要なのもが送られているか相手が確認できます。

あわせて読みたい:履歴書の郵送提出では必須!?「送付状」の意味と作り方を解説します

封筒の書き方

ペンは雨などでにじむ可能性のある万年筆やサインペンは避けて、普通のボールペンを使用します。

1. 企業の住所や宛名は略さずに書きましょう

表面の宛先は縦書きにします。企業によっては住所や社名が長い場合がありますが、略さないで書くのがマナーです。番地も略さず「一丁目二番三号」と書きましょう。

住所や企業名・部署名などにアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを縦に書きます。

2. 中央の配置を考えてから文字バランスに注意しよう

部署名や名前まで書くときに迷ってしまうのが宛名の配置や文字の大きさです。
宛名のバランスを保つために、文字の大きさは相手先の名前を一番大きく書くよう意識しましょう。

3. 「御中」や「様」の使い方は?

宛先が個人の場合は氏名の下に「様」を、企業や部署宛てに送る場合は「御中」を使います。

たとえば、書類の送付先が「人事部宛て」となっていたら、「人事部御中」。「人事部 氏名」となっていたら、「人事部 氏名様」とすればよいでしょう。

4. 「履歴書在中」の文字を書く

書類の中身を知らせるために、「履歴書在中」と左下に書くようにしましょう。

文字を囲まなくても構いませんが、囲む場合は、フリーハンドではなく定規を当てて線を引いた方が丁寧な印象になります。

5.裏面に差出人と〆を記載する

書類を入れて封をするときは、のりでしっかり留め「〆」や「封」と書きます。差出人である自分自身の住所や名前も縦書きで、封筒の中央の線をはさんで住所と名前を書くようにしましょう。

その際は、大学名・学部名・学科名も忘れずに記入します。
表書きの住所より少し小さめの文字で、丁目や番、号、部屋番号なども略さずに書き、左端に日付も書き入れます。

郵送方法

ポストに直接投函するのは、あまりオススメできません。料金不足で思わぬトラブルが発生する可能性があるからです。

切手を貼っていない状態で郵便局の窓口へ持って行き、正確に重さを図ってもらい、その場で郵便局員に料金を支払いましょう。窓口なら、いつ頃相手に届くかも聞けば教えてもらえるため、何かと精神的に安心です。

また、簡易書留ではなく「特定記録郵便」という方法を利用することで、郵便物等を差し出した正式な記録を残すことができます。

「履歴書」に関するQ&A

Q.1 履歴書は手書き?パソコン?

応募先企業から指定がなければ、手書きでもパソコンで入力したものでも構いません。書式や記入方法、提出方法について応募先企業から指定があれば、従いましょう。

Q.2 渡すときはクリアファイルに入れて渡した方がいい?

応募先企業に持参して提出する場合、企業から指定がなければ、クリアファイルに入れて渡しましょう。封筒に入れて渡せば丁寧ですが、必須ではありません。

郵送の場合には、クリアファイルに入れた上で封筒に入れれば、折れ曲がりや雨にぬれるのを防ぐことができますし、より丁寧な印象を与えることもできます。必要に応じて活用しましょう。送付状まで同封した状態で送ることができれば完璧です!

Q.3 誤字があったら修正液を使ってもいいの?

誤字・脱字に気づいたとき、手書きの場合は再度書き直して、パソコンで入力した場合は該当箇所を修正してから提出しましょう。

修正液・修正テープを使用したからといって必ず選考に落ちるわけではありませんが、書類の改ざんを疑われる可能性があります。

なお、提出締め切りまで時間がないなど、やむを得ない場合は、訂正印を使用するという方法があります。手書きの履歴書でも、電子データを出力した履歴書でも、誤っている箇所に二重線を引いてその上に捺印し、そばに正しい情報を記入しましょう。

さいごに

履歴書やエントリーシートは最初の関門です。ここを通過しないことには、次の選考ステップへ進めないケースが多くなっています。

内容を練るのはもちろんですが、その内容がしっかりと伝わるように、履歴書・ES作成では体裁やビジュアルにも気を付けましょう!

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