就活対策

履歴書の郵送提出では必須!?「送付状」の意味と作り方を解説します

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インターンシップ参加や就職活動を行っていると、履歴書やエントリーシートなどの書類を企業に提出する機会が多くなってきます。

みなさん、履歴書やESはしっかりと内容を作り込んでいる一方、意外と見落としがちなのが「書類の送り方」です。

企業や担当者に宛てて書類を送る際には、「送付状(添え状)」という書類が必要になるのをご存しでしょうか。

「え、書類をそのまま送ったらダメなの?」
「送付状って何を書いたらいいんだろう?」

送付状に馴染みがなく、不安に思う方は多いのではないでしょうか。

今回の記事では、他の就活生とさりげなく差をつける「送付状」について、目的から実際の書き方まで解説してきます。

送付状(添え状)ってなに?

履歴書やエントリーシートを企業に送る際に必要なのが「送付状」です。封筒の中にどのような書類が何枚入っているのか、受け手がひと目で分かるようにする案内シートのことをいいます。

書類だけを封筒に入れて送るのはマナー違反になりますので注意しましょう。

送付状の役割とは

送付状があることで、受け手は「何の書類が何枚、誰から送られてきたのか」「内容物に不備はないか」ということが確認できます。また、送付状に簡単な挨拶文を添えることで、挨拶状としての役割もあるのです。

ビジネスマナーを身につけよう

見積書や注文書・領収書など、さまざまな書類のやり取りが行われるビジネスでは、まれに内容物の不備によるトラブルが発生します。また、送付状が無いと、送られてきた書類が重要なものなのか、単なる広告郵便物なのか、査収に手間がかかります。

そのためビジネスでは、トラブル防止や相手の負担を軽減するためにも、郵送にて書類を送る場合は送付状を同封して送るのがマナーです。

就活の応募書類においても、いきなり本題に入らず一枚「送付状」というクッションを挟むことで、企業に「しっかりした人」「礼儀正しい人」という印象を与えることが出来ます。せっかく熱意を込めて書いた書類ですので、良いイメージで読んでもらえるように、送り方のマナーにも注意を払いましょう。

送付状の正しい書き方は?

受け手の印象を左右する送付状ですが、送付状はどのように作成すればいいのでしょうか?

送付状には、ビジネスマナーとして書き方のルールがあります。そこで、この章では送付状の正しい書き方を解説していきます。

送付状に必要な要素6項目!

①日付

応募先企業に提出する日付を右上に記入しましょう。
また、同封する履歴書やエントリーシートと日時・表記を統一しましょう。
西暦、年号どちらでも問題ありません。

②宛名

日付の次に宛名を記入しましょう。位置は、日付より下、左上に記入します。
この時「株式会社」「~ホールディングス」などを略さずに正式名称を書きます。

また「企業名」「部署名」「担当者名」まで記入するのを忘れないようにしましょう。

担当者名がわからない場合は、企業宛や部署宛で提出する、あるいは「〇〇ご担当者様」(例:採用ご担当者 様)と記入することもできます。

企業宛や部署宛で送る際には「〇〇会社 様」ではなく「〇〇会社 御中」となりますので注意しましょう。(例:株式会社〇〇 人事部 御中 )

③差出人

宛名より下、右側に差出人(自分の名前や連絡など)の情報を記載します。
その際、大学・学部・学科名・氏名・連絡先(電話番号、メールアドレス)を記載しておきましょう。
ここで記入する連絡先には、企業から連絡がある場合があります。
日頃から連絡がつきやすい携帯電話の番号やメールアドレスを書くようにしましょう。

④件名

差出人名よりも下、中央に、見やすい位置に、送付状の件名を記載します。
送った書類の用件がすぐわかるようなタイトルを心がけましょう。
(例えば「選考応募書類の送付について」など)

⑤あいさつ

タイトルの下に本文を記入します。
本文の内容・要件以外に、文頭に「拝啓」などの頭語、文末に「敬具」などの結語を書くことを忘れないようにしましょう。「前略」などの頭語は、送付状に適していませんので避けましょう。

また、ここの挨拶文では、「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「時下、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」など、受け取った側を祝福するような挨拶文を書くのが一般的です。

要件に関しては、「貴社の採用選考に応募させていただきたく、下記の書類を送付致します」など内容を端的に記入し、終わりに「何卒よろしくお願い申し上げます」や、「ご査収のほど、お願いいたします」など結びの挨拶文を最後に記入しましょう。

⑥記書き

同封している書類名と枚数を箇条書きでまとめて記入します。

本文より下、中央に「記」と記入します。次は「記」より下に、箇条書きで「書類名」と「枚数」を記入します。最後に、右下に「以上」と記入して完成です。

こんな送付状はNG!作成時の注意点

この章では、送付状を作成する上での注意点を紹介してきます。
送付状で不安に思っていることや、疑問が残っている方は、ぜひ参考にしてみてください!

間違いがちな送付状でのNG例

下手をしたら非常識と思われてしまう場合もあるNG送付状を紹介します。送る前の見直しで気づけるミスもあるので、以下の内容を参考に注意してみましょう。

宛名間違い

絶対にやってはいけない間違いが、宛名の間違いです。
送付状には「何の書類が、誰から送られてきたのか」が記載されていますので、宛名が間違っていると、送り先を間違えていると勘違いされる可能性があります。

また、ビジネスマナーとして、企業名や担当者名を間違えるということは、ご法度です。送り先の企業からの信頼を大きく落としてしまいます。注意しましょう。

誤字脱字

誤字脱字も、やってはいけない間違いの一つです。
特に企業名や、担当者名などの固有名詞は間違いやすく、絶対にやってはいけない間違いです。「邉」と「邊」、「川」と「河」など特に間違えやすい漢字には注意を払いましょう。

誤字脱字を防ぐためには、友人や家族にチャックしてもらったり、自分で声に出して読み上げてみる、といったことが有効です。周囲の協力を得ながらミスを減らしていきましょう。

手書きはNG!かならずPCで作成する

自己PRと同様「採用担当者の印象UP」を目的に、送付状を「手書き」で書くことをおすすめするWebサイトを見かけますが、これも間違いです。送付状の作成に時間をかけ過ぎることは、ビジネスパーソンとして優先順位を置けていないとマイナス評価になる可能性があります。

過度な自己PR

練りに練った自己PRや志望動機。担当者に伝えたい想いは分かりますが、送付状にまで書くと「送付状の役割を知らない」とマイナス印象になることもあるようです。

送付状の役割あくまで「書類もしっかり読む気になってもらう」ことです。このことを意識し、内容を書くように心がけましょう。

時候の挨拶を使いこなそう

送付状の最初に入れる挨拶として、次のようなものがよく使われます。
「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」
「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます」

「時下」とは手紙の冒頭に良く用いられる、一年中使える時候の挨拶です。

季節に合わせて変える必要がないため、とても使い勝手の良い言葉ですが、さらに丁寧な印象を与えたい場合はこの「時下」の代わりに時候の挨拶を入れると良いでしょう。

3月に送る送付状の場合、「時下」と「早春の候」のどちらでも良いということになります。

時候の挨拶は季節によって使うべき言葉が異なります。
以下の文を参考にしてください。

1~6月 時候の挨拶 7~12月 時候の挨拶
1月 初春の候 7月 盛夏の候
2月 晩冬の候 8月 残暑の候
3月 早春の候 9月 初秋の候
4月 春暖の候 10月 秋涼の候
5月 新緑の候 11月 晩秋の候
6月 初夏の候 12月 初冬の候

テンプレートを活用しよう

送付状に記載する自分の連絡先は、内容が毎回同じになります。そのためテンプレートを作っておけば効率的です。

また、「拝啓」と「敬具」・「記」と「以上」はセットで使われるもので、文書ソフトによっては、頭語を入力すると自動的に結語が出ますので上手に利用しましょう。

あると便利なテンプレートですが、宛名を間違えると提出先の企業に対して大変失礼なことになります。

テンプレートを作るときは、ダミーの社名を入れるのではなく、空欄にアンダーラインを引いておくなどして、うっかり社名を差し替え忘れるミスを防ぎましょう。

クリアファイルを利用して書類が折れないようにしよう

書類が複数枚ある場合は、送付状を上にした状態でクリアファイルに挟んでから、封筒へ入れましょう。こうすれば、万が一封筒が水にぬれてしまっても安心です。

せっかく用意した書類も、端がヨレヨレだったり、雨でぬれていたりすると、受け取る人の印象が悪くなります。相手のことを考えて書類を準備しましょう!

さいごに

就活の際にビジネスマナーを発揮することで、周りの就活生と差をつけて、自分の第一希望の会社を目指しましょう!

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