コラム

就活生必見!緊張する企業への電話対応

就職活動やインターンを進めていくと、企業へ電話をかける機会が少なからずあるかと思います。
しかし、企業へ電話をかけるのは緊張しますよね…

友達との連絡はLINEやTwitterで事足りますし、最近は電話をかける機会自体が減っているようです。そのため、電話に苦手意識を持っている学生さんは増加傾向にあると言われています。
そこで今回は、企業に対して電話をかけるのに必要なマナーやポイントをご紹介します。
基礎を抑えて、自信を持って電話をかけられるようになりましょう。

就職電話で気をつけるべきマナー

電話を掛ける際には、注意すべき点がいくつかあります。

電話は対面でのコミュニケーションと違って、相手の表情が分かりません。また、メールのように文章として内容が残りません。そのためミスコミュニケーションが発生し、要件がしっかり伝わらないことがよくあります。

就職活動において、重要な情報で齟齬が生じてしまうのは避けたいですよね。
そこで、電話で気をつけるべきマナーをいくつか覚えておきましょう!

電話をかける時間、知っておくと良い社会人のタイムスケジュール

企業に電話をする場合、かける時間帯にも気を配る必要があります。なぜなら、電話での会話中は相手の時間を頂くことになるからです。相手が忙しい時間帯に電話をかけてしまうと、相手の負担になってしまうことも少なくありません。

ビジネスマンが忙しくしているコアタイムを把握しておき、相手の都合にも配慮した電話を心がけましょう!
例えば12時~13時の間は、昼休みで席を外している人が多いので、避けるのが無難な時間帯です。
その他にも、避けるのが無難な時間帯がいくつかあるのでご紹介します。

※ただし、業種・業態によって忙しい時間帯は異なります。
その場合は、企業説明会などで貰った会社資料に目を通して、その会社の働き方(タイムスケジュール)部分を参考にしてみましょう!


 

【時間】

●〈△〉9時~10時:始業してからの1時間は、朝礼やミーティングなどでバタバタしている企業が多いです。
ホームページなどで、始業・終業時間をあらかじめ確認してから電話しましょう。

●〈〇〉10時~12時

●〈✕〉12時~13時:昼食時間

●〈〇〉14時~17時 

●〈△〉17時~18時:終業の1時間前は、その日の仕事の整理や次の日の準備などで、バタバタしていることが多いです。

●〈✕〉18時以降:終業時間

【曜日】

●〈△〉月曜日の午前中、休み明けの月曜の午前は、会議をしていることが多いです。

【ポイント】どの時間にかけても、「只今、お時間よろしいでしょうか?」と確認を取るようにしましょう。


準備しておくと良いもの3選!

メモ帳・スケジュール帳・ペン

この3点は電話をかける前に、手元に置いておくようにしましょう。
会話中に準備をすると、相手を待たせてしまいます。また、頭の中だけで記憶しようとすると、覚えきれなかった時に再度電話をしなければいけません。意外と忘れがちなスケジュール帳についても、急な日程変更が相手から伝えられるかもしれません。
そんな時でもスムーズに対応できるよう、スケジュール帳も事前準備しておくと安心です。

電話は顔が見えない!声だけでいい印象を与えるポイント

対面のコミュニケーションであれば、表情からその人の雰囲気や気持ちを察することができますが、音声のみの電話ではなかなかそれが難しいです。暗い印象を持たれないためにも、以下のことに気をつけて電話をしてみましょう!

声のトーンをワントーン上げる

電話を通して相手とコミュニケーションを取ると、音が電子データに変換される都合上、いつもより声が低く聞こえてしまいます。そのため、意図せず相手に暗い印象を与えてしまうこともよくあります。
音が低くなってしまうことも加味して、普段よりワントーン高めの声を出す意識を持ちましょう。

抑揚をつける・語尾は伸ばさない

普段顔を合わせる話すときよりも、抑揚を大きくしてみてください。
棒読みだと冷たい・暗い印象を与えてしまいます。
また電話を通しての会話は、喜んでいるつもりでも相手に伝わらなかったり、謝意を伝えようとしても軽んじていると誤解を与えてしまったり、感情が伝わりにくい傾向があります。声のトーンも抑揚も普段の2倍UPで通話をするように心がけましょう!。

落ち着いて、ハキハキと

やはり見知らぬ相手、それも企業&目上の方に電話をするのは緊張するものです。
しかしおどおどした話し方では、要件が相手に伝わりにくく、不安を与えてしまいます。電話を掛ける前に深呼吸をするなど、落ち着いて丁寧に話しましょう。

以上を踏まえて、早速下に記載したサンプルを音読してみましょう!

電話をかける前に、伝えたい要件をまとめてロールプレイングをしておくと、通話中に頭が真っ白になり、言葉が出なくなる状態が防げます。


【挨拶】

「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。」

【担当者を呼ぶ】

「〇〇の件でお電話いたしました。◇◇部の△△様いらっしゃいますでしょうか」

不在だった場合

貴方「△△様は何時ごろお戻りでしょうか」

企業「〇時以降でした帰社しております。」

貴方「承知いたしました。では、〇時頃に改めてお電話させていただきます。」

※企業から折り返すと言われた場合、出られない時間がある場合は必ず伝えておきましょう。
電話に出られない可能性が高いと既に分かっているのであれば、「また改めて、こちらからお電話させていただければと存じます。帰りのお時間伺ってもよろしいでしょうか。」と伝えてみましょう

【(取り次いだ場合)担当者とに挨拶】

「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇大学の〇〇〇〇と申します。」

【内容を伝える】

(例)

・「夏のインターンシップに参加をさせていただきます。本日は日程調整についてお伺いしたいことがありお電話しました。」

・「私、現在就職活動をしておりまして、大学のキャリアセンターで御社について伺い、大変興味を持っています。ぜひ、OB訪問のお願いをしたく、お電話いたしました。」

・「〇月〇日の面接の件でお電話をさせていただきました。確認したいことがあるのですが…」

『2~3分ほどお時間よろしいでしょうか』

あまり余計なことは付け加えず、簡潔に伝えましょう。
ここは電話をする目的の部分です。
事前に頭にいれて、整理してから電話をしたほうが良さそうです。

【日時・場所などの重要事項は必ずメモをのこして復唱する】

「では、◯月△日の▢時に、△△△に伺います。」

【お礼】

「本日はお忙しい中、ご対応くださりありがとうございました。失礼いたします」

電話中に起こりうる出来事

電話をかけるうえで、よくある出来事がいくつかります。
その出来事への対応次第では、要件が正しく伝わらずミスコミュニケーションが生じてしまいます。
大切なことを聞き逃さないためにも、対応法までしっかり押さえておきましょう。

音が小さくて聞き取れない!!

スピーカーの音量を最大にしても、相手の声が聞き取りにくい場合があります。
そんな時は、勇気を出して「申し訳ありません。少々お電話が遠いようです」と伝えましょう!
声が聞き取りにくい状態で、大事なことを聞き逃してしまう方が、相手にとっても手間になり印象がよくありません。

上手く聞き取れなかった

また、内容がしっかり聞き取れなかったり、よく分からなかったりする場合も同様に「申し訳ございませんが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」と伝えましょう!
電話においては、要件を正しく理解することが大切です。

移動中や乗り物に乗らなくては行けない!

電車などの公共交通機関で移動中に、相手から電話がかかってくる場合があります。
そんな時は、「恐れ入ります。ただ今、移動中でして、折り返しお電話いたします」と相手に伝えましょう。
そのまま会話を続けても、周囲に迷惑がかかったり、雑音で要件が聞き取れなかったり、良いことはありません。
電話相手の方も、社会人として働いていれば、公共の場での電話マナーについて理解があります。
移動が済み次第、早急に対応すれば大丈夫です!

まとめ

企業への電話は、就職活動において避けては通れません。
顔が見えない状態でのコミュニケーションは感情が伝わりにくいため、受け答えによって
マイナスな印象を与えてしまう恐れがあります。
電話対応は社会人になってからほぼ必ず習う必須の業務です。今のうちから身につけておいて損はありません!
この機に練習してみましょう!

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