コラム

【これで解決】内定を貰った企業への返事の仕方とマナー

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「内定承諾の返事をしたい」「内定辞退の返事をしたい」
しかし、どう伝えるのが失礼にあたらないのでしょうか。

今回は、内定承諾と内定辞退の返事の仕方を例文とともに解説していきます。

まずは確認!内定をもらった企業への志望度は?

「内定を貰ったけど、すぐには答えが出せない」と悩む就活生は多いようです。
そこで、内定を貰ったら、その企業に本当に入社したいのか改めて考えてみてください。

内定保留は失礼にあたらない?

内定への返事を待ってもらうという手段もあります。
内定保留自体は、失礼には当たりません。
企業側も「就活生にとってベストな企業選びをしてほしい」と願っているところも多いです。

しかし、内定の返事を遅らせてもらえるよう
企業側にきちんとお願いすることは忘れないでください。

内定保留のお願いの仕方などは、こちらの記事を参考にしてみてください。

あわせて読みたい:第一志望企業の結果が出る前に、他企業から内定が出てしまった!そんな時どうする?

内定を承諾したい。正しいマナーは?

就活におけるマナーが多すぎて、どれが正しいのか分からない!
でも、相手に失礼がないようにしたいですよね。

マナーというのは、
基本的に、相手の立場になって行動ができれば問題ありません。
自分の都合だけでなく、相手を思いやった対応を心がけましょう。

返事はメールと電話どっち?

内定通知への返事は、基本的には電話で行います。
メールで承諾した旨の証拠を残すという理由でメールを選択することもあります。

しかし、メールを行う場合においても、届いているかの確認をするために
送信してから5~15分ぐらい経ったら、電話でも内定への返事を行います。
「メールと電話はセット」と覚えておきましょう。


<電話のポイント>

【挨拶・自己紹介】
お世話になります。内定の通知をいただきました■■大学の●●●●と申します。

【担当の方へ繋いでもらう】
採用担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか?


【自己紹介】
お世話になります。■■大学の●●●●と申します。

【内定へのお礼】
先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。

【用件・意思表示】
ぜひとも御社に入社させて頂きたく、ご連絡いたしました。

【意気込み】
御社で働けることが楽しみです。
一日でも早く活躍できるよう努力いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。

【対応いただいたことへのお礼】
ご対応いただきありがとうございました。失礼します。


電話は緊張するという方は多くいるかと思いますが、
上記のポイントをおさえていれば大丈夫です。

自分の言葉で入社の意志を伝えることが大切です。

内定通知への返信のタイムリミットは?

メールで内定通知がくる場合もあります。

内定通知を貰ったら、できる限り早く返信をしましょう。
メールへの返信は、24時間以内が期限と言われています。
万が一遅れる場合は、一週間を目途に返信をするように心がけましょう。

ですが、あらかじめ期限が提示されている企業に対しては、
その期限内に返事をすれば問題ありません。

もし、返信が遅いと…?
「きちんと届いているのかな?」と相手を不安にさせる恐れがあります。
また、志望度が高いことを伝えるためにも返信はなるべく早くおこないましょう。


<メールのポイント>

[件名]
Re:最終面接の結果通知

[本文]
【相手の名前】
株式会社■■
人事部
●●様

【挨拶・自己紹介】
お世話になっております。
■■大学の●●●●と申します。

【内定へのお礼】
このたびは内定のご連絡を頂き、ありがとうございます。

【用件・意思表示】
内定をお受けしたくご連絡いたしました。

【意気込み】
貴社に内定を頂くことができ、大変うれしく思っております。
貴社で働けることが楽しみです。一日でも早く活躍できるよう努力いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。

【自分の名前】
■■大学
●●●●


メールの返信をするときの件名には、
相手が送ってきた件名の前に「Re:」という文字が自動的に付きます。

これは、削除せず「Re:最終面接の結果通知」というように送りましょう。
「Re:」が付いていることで、相手は「返信が来た」とわかります。

ただ、やり取りが続く際は、
「Re:Re:Re:Re:Re:Re:最終面接の結果通知」という表記になり、
見苦しくなることがあります。

その場合は「Re:最終面接の結果通知(5)」というように
やり取りをした回数を後ろにカッコ書きにすることで
件名がわかりやすくなります。

内定をお断りしたい。正しいマナーは?

内定をいただいた会社にお断りする場合にも
きちんと電話でお断りする旨を伝えましょう。
まずは、返事をうやむやにしないことが大切です。


<電話のポイント>

【挨拶・自己紹介】
お世話になります。内定の通知をいただきました■■大学の●●●●と申します。

【担当の方へ繋いでもらう】
採用担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか?

【自己紹介】
お世話になります。■■大学の●●●●と申します。

【内定へのお礼】
先日は内定のご連絡を頂きありがとうございました。

【用件・意思表示】
申し上げにくいのですが、この度は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

【選考に時間を割いてくれた事に対するお礼】
履歴書に目を通していただいたり、面接でお時間をいただいたりと、
選考にお時間を割いていただき、ありがとうございました。失礼します。


断る理由はどう伝える?

辞退の理由を聞かれるかと思います。素直に理由を述べて問題はありません。
しかし、相手を下げる言い回しは避けましょう。
「家の事情」「他にやりたいことが見つかった」「他に行きたい企業がある」など
あくまでも、自分の都合でお断りする理由を伝えましょう。

もし、触れてほしくないところまで質問される場合は、
無理に答えなくて大丈夫です。

他社への内定が決まっていたり、他社への入社が決まっていたりしても
会社名は答えない方が無難です。

担当者が不在の場合は?

担当者が不在の場合は、メールを送っても構いません。
以下を参考にしてみてください。


<メールのポイント>

[件名]
Re:最終面接の結果通知

[本文]
【相手の名前】
株式会社■■
人事部
●●様

【挨拶・自己紹介】
お世話になっております。
■■大学の●●●●と申します。

先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、
メールにて失礼いたします。

【内定へのお礼】
このたびは内定のご連絡をくださり、ありがとうございます。

【用件・意思表示】
内定をいただき恐縮なのですが、
この度は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

【選考に時間を割いてくれた事に対するお礼】
履歴書に目を通していただいたり、面接でお時間をいただいたりと、
選考に関わっていただいた皆様に感謝申し上げます。

【自分の名前】
■■大学
●●●●


内定辞退の注意点

◎辞退することを決めたら、すぐに採用担当者に連絡をする。
企業のその後の採用計画に影響が出ることがあります。

◎「内定承諾書」「入社誓約書」などの書類を提出する前に答えを出す。
書類を出した後に辞退せず、期限を延ばしてもらう選択肢を取りましょう。

おわりに

今回の記事では、例文を紹介していますが、
自分の言葉で喋ったり、書いたりすることが大切です。

入社の意志があっても無くても
企業が時間をかけて採用活動をしてくれた事に対する感謝の気持ち、
内定を貰ってどう感じたのか、今後の意気込みなどを素直に話せば
ちゃんと相手に誠意は伝わります。

内定をもらうことがゴールではありません。
今後の人生のために、納得のいく就活になることを応援しています。

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